Die Kommunikationsfalle

Die Probleme, die entstehen, wenn in einem Unternehmen zu wenig Kommunikation stattfindet, sind ausreichend bekannt. Doch heute kämpfen die meisten Firmen mit dem genauen Gegenteil: einem Zuviel an Kommunikation. Unzählige E-Mails und Chat-Nachrichten strömen täglich auf Mitarbeiter ein. Wir sprechen im Kurzinterview mit Andrew Filev darüber, welche Folgen das hat und wie man diese Kommunikationsfalle vermeiden kann.

Andrew ist Gründer und CEO des Arbeitsmanagement Spezialisten Wrike. Sein erstes IT-Beratungsunternehmen gründete er im Alter von 17 Jahren. Weil ihn die Grenzen frustrierten, die E-Mails und Datentabellen seiner Arbeit auferlegten, entwickelte er ein Collaboration-Tool der neuen Generation. 2016 war er als Speaker auf der re:publica in Dublin zu Gast und hat zum Thema internationale Firmenkultur gesprochen.

Andrew, als CEO eines weltweit agierenden Unternehmens mit 500 Mitarbeitern weißt Du aus Erfahrung, dass effiziente Kommunikation wesentlich zum Erfolg beiträgt. Was ist für Dich eine typische Kommunikationsfalle?

Kommunikation heißt für viele heute reagieren statt agieren – sie versuchen, der vielen E-Mails und Chat-Nachrichten Herr zu werden und kommen nicht dazu, ihre Arbeit aktiv zu gestalten. Der Grund dafür liegt in einer unstrukturierten, synchronen Form der Kommunikation: wir sind versucht, sofort zu reagieren, oft ohne den Kontext und alle nötigen Hintergrundinformationen zur Verfügung zu haben. Wenn Kommunikation hingegen transparent direkt im Kontext des jeweiligen Projektes stattfindet und Informationen so vorliegen, dass sie abgerufen werden können, wenn es in den Arbeitstag des jeweiligen Kollegen passt, entsteht Raum für kreative Prozesse und Innovation.

Dein Unternehmen ist sehr aktiv bei der Untersuchung von Gründen für Defizite in der Kommunikation und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Kannst Du die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen?

Im Herbst 2016 haben wir Büroangestellte in Deutschland, Großbritannien und Frankreich gefragt, was ihre Produktivität besonders einschränkt. „Zu viele Dinge gleichzeitig erledigen“ wurde als Kommunikationsbremse Nummer eins genannt. Tatsächlich ist das Fazit mehrerer unsere Studien, dass viele überfordert sind, wenn Kommunikation über zahlreiche Kanäle auf sie niederprasselt. Sie kommen schlichtweg mit dem Herausfiltern relevanter Informationen nicht hinterher. Dazu passt auch, dass „Zu viele E-Mails“ und „Zu viele ineffiziente Meetings“ an zweiter und dritter Stelle in der Umfrage genannt wurden.

Wie können Führungskräfte und Teamleiter ihrer Mannschaft den Weg aus dem Kommunikationsdschungel weisen?

Im Design gibt es die Regel „Form follows function“ eine ähnliche Vorgabe sollte es auch für Kommunikation geben, etwa „Die Botschaft bestimmt die Kommunikationsform“. Kein Chef würde einem Mitarbeiter im Chat kündigen. Aber auch weniger brisante Botschaften sollten immer über den passenden Kanal gehen. Für das Projektmanagement hat sich hier die E-Mail zum Beispiel nicht bewährt, Collaboration-Tools, die Aufgaben, Daten und die zugehörige Kommunikation in einem Thread bündeln, sind hier die bessere Wahl. Wer tiefer eintauchen will, dem empfehle ich meine Blog Serie „Projektfehler“, speziell den Teil „Kommunikationsausfall“. Sprecht unsere Kollegen aus Irland gerne auch auf der diesjährigen Re:publica in Dublin an!